• Według badania Jabra firma zatrudniająca 5 tys. osób może przez nieefektywne spotkania stracić nawet 130 mln dolarów rocznie.
• Pracownicy coraz częściej odczuwają zmęczenie nadmiarem spotkań.
• Eksperci podkreślają, że nawet sztuczna inteligencja nie poprawi efektywności, jeśli firmy nie uporządkują podstaw organizacji spotkań.

Nieefektywność spotkań oraz problemy technologiczne stanowią istotne źródło strat organizacyjnych, wpływając zarówno na produktywność pracowników, jak i na wyniki finansowe przedsiębiorstw.

Jak dowiadujemy się z badania przeprowadzonego przez Jabra (przedsiębiorstwa zajmującego się przygotowywaniem rozwiązań audio i wideo dla firm), w organizacji zatrudniającej około 5000 pracowników łączny koszt utraconej produktywności wynikający z niepotrzebnych spotkań i awarii technicznych może sięgać nawet 130 milionów dolarów rocznie.

Zdecydowana większość tych strat - około 120 milionów dolarów - jest związana z czasem poświęcanym na spotkania oceniane przez pracowników jako zbędne lub niewnoszące wartości, a kolejne 8,4 mln dol. jest tracone z powodu awarii technicznych podczas spotkań hybrydowych. 

- Do tej pory traktowaliśmy nieudane spotkania jako irytację, a nie ryzyko finansowe. Jeśli twoi pracownicy z niechęcią podchodzą do spotkań, już teraz ponosisz tego koszty - a to wyraźny sygnał, że organizacje muszą całkowicie przemyśleć i na nowo zdefiniować swoją kulturę spotkań, wspierając się technologią, która pozwala wszystkim być dobrze widzianym i słyszanym - mówi Holger Reisinger, senior vice president Jabra Enterprise Video Business Unit.

Jak wynika z raportu, trzy na cztery spotkania hybrydowe wiążą się z jakimiś problemami technicznymi:

• 73 proc. zgłaszało trudności ze słyszeniem innych uczestników, 
• 68 proc. z wyraźnym widzeniem. 

Zakłócenia techniczne powodują stratę nawet 11 minut podczas każdego spotkania w formule hybrydowej, co przekłada się na utratę 3 dni roboczych produktywności na pracownika. 

Im większe przedsiębiorstwo, tym skala zjawiska rośnie - ci, którzy zatrudniają ponad 1000 pracowników, tracą o 82 proc. czasu więcej niż ci, którzy ma listach płac mniej niż 50 osób. 

Autorzy badania zwrócili również uwagę, że choć kultura spotkań odgrywa ważną rolę w integracji i inkluzywności, tak równie często technologia może wzmacniać istniejące problemy związane z uczestnictwem i widocznością. Jak podano, kobiety były o 16 proc. bardziej skłonne do zgłaszania poczucia wykluczenia podczas zdalnego uczestnictwa w spotkaniach. Wysoki wskaźnik związany z pomijaniem dotyczył również młodych i wyniósł 26 proc. 

Z badania firmy Jabra wynika, że 66 proc. pracowników regularnie opuszcza spotkania bez jasno określonych zadań do wykonanie. To prowadzi do sytuacji, w której 59 proc. potrzebuje kolejnego spotkania, aby wyjaśnić podjęte decyzje. 

Co więcej, aż 87 proc. pracowników deklaruje jakiś poziom niechęci do spotkań, co przekłada się na to, że częściej wymagają dodatkowej pracy po zakończeniu zebrania.

Badanie wskazuje, że zdolność pracowników do efektywnego uczestnictwa w spotkaniach jest ograniczona przez naturalne bariery poznawcze. Około 42 proc. osób osiąga próg przeciążenia już po dwóch godzinach ciągłego uczestnictwa w spotkaniach, natomiast po czterech godzinach odsetek ten wzrasta do 83 proc.

Wydłużający się czas spędzany na spotkaniach prowadzi do stopniowego obniżenia koncentracji, zaangażowania oraz zdolności przetwarzania informacji. W konsekwencji spada jakość dyskusji i podejmowanych ustaleń, co zwiększa ryzyko nieporozumień oraz konieczność ponownego omawiania tych samych zagadnień w przyszłości.

Na koniec autorzy badania zadali pytanie, czy sztuczna inteligencja może wspomóc spotkania. Wyniki badania wskazały, że ograniczeniem nie jest sama technologia, ale warunki, w jakich jest ona wykorzystywana. 

- Sztuczna inteligencja może usprawnić dobrze prowadzone spotkanie, ale nie jest w stanie naprawić spotkania, które nie przebiega prawidłowo. Jeśli organizacje chcą w pełni wykorzystać potencjał AI podczas spotkań, muszą zacząć od podstaw, zapewniając, aby uczestnicy byli dobrze widoczni, słyszani i zrozumiani - dodaje Holger Reisinger.

Nie tylko nieefektywne spotkania prowadzą do spadku produktywności pracowników. Jak informowaliśmy w PulsHR, na jakość naszej pracy wpływa wiele czynników. Z "Barometru rynku pracy 2026" Gi Group Holding wynika, że niedobory kadrowe, wypalenie zawodowe oraz rosnąca rotacja pracowników stały się najważniejszymi przeszkodami dla wzrostu produktywności. 

Przedsiębiorstwa dążące do zwiększenia efektywności działania najczęściej koncentrują się na usprawnianiu procesów organizacyjnych oraz podnoszeniu kwalifikacji swoich pracowników.

Dane wskazują, że niemal 40 proc. organizacji realizowało inicjatywy ukierunkowane na lepsze planowanie i organizację pracy. Jednocześnie ponad 28 proc. firm inwestowało w rozwój kompetencji kadry poprzez szkolenia. 

- Przez lata optymalizacja oznaczała przede wszystkim redukcję kosztów. Ten model się wyczerpuje, coraz częściej widać, iż dalsze cięcia nie zwiększają efektywności, ale obniżają stabilność firm i jakość pracy. Naturalnym kierunkiem staje się - oprócz inwestycji w usprawnienia technologiczne - jakość zarządzania i organizacja pracy. Drugim są kompetencje - zarówno ich rozwój, jak i dopasowanie do potrzeb biznesu - komentował w PulsHR Paweł Prociak, dyrektor zarządzający Wyser Executive Search.