Если вы сомневаетесь в том, что водители правильно списывают топливо при заполнении путевых листов, можете проверить нормы списания. Сделать это можно несколькими способами. Например, вы можете зафиксировать показания одометра, заправить полный бак топлива и дождаться, пока оно полностью израсходуется. Зная показания одометра до заправки и после полного расходования горючего, а также литраж бака, вы сможете точно рассчитать норму расхода топлива.

Оформляются данные замеры отдельным документом – актом замера расхода топлива. О том, в каких случаях он создается, а также что в нем необходимо указать, вы узнаете из нашей статьи. Кроме того, мы предлагаем вам скачать готовый образец акта.

Над статьей работали:
Автор: Елена Ошмарина; редактор: Шкембри Евгения

Содержание

1. В каких целях оформляется акт замера расхода топлива
2. Форма акта контрольного замера расхода топлива
3. Образец акта замера расхода топлива

Часто организации и ИП, владеющие транспортом, нормативы для списания ГСМ берут из Методических рекомендаций, утвержденных Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р или из техпаспорта, если в Распоряжении отсутствует нужная модель авто. В данных документах приводятся усредненные нормы, поэтому их необходимо корректировать на коэффициенты, учитывающие условия эксплуатации (бездорожье, климатические особенности, частые остановки из-за пробок и прочее).

Также нормы списания топлива можно рассчитать самостоятельно, что позволит определить точный расход ГСМ в нужных условиях. Для этого и проводятся контрольные замеры.

Но какой бы способ учета топлива ни использовала ваша компания (по усредненным нормам или по контрольным замерам), это должно быть прописано в учетной политике. Обратите внимание, что закон не требует проводить нормирование расходов на ГСМ в целях их учета при расчете налога на прибыль или при применении УСН. Это следует из Писем Минфина России от 24.09.2024 № 03-03-06/1/91832 и от 26.09.2019 № 03-03-07/74189). Такие расходы просто полностью учитываются.

Но, тем не менее, компании и ИП проводят замер реального расхода топлива и оформляют акт о результатах его проведения. Делается это по разным причинам. Вот основные из них:

• Чтобы получить точные данные для расчета норм. На основании информации из акта вы сможете утвердить для каждого автомобиля свои нормы списания топлива. Они могут отличаться от усредненных показателей из документов Минтранса или техпаспорта автомобиля.
• Для выявления перерасхода. Если в ходе контрольных замеров выяснится, что реальный расход топлива ниже того, что зафиксирован в путевых листах, акт будет одним из аргументов, подтверждающих вашу правоту и нарушение со стороны водителя.
• Для актуализации норм при изменении условий эксплуатации автомобиля. Например, вы купили бывшее в употреблении транспортное средство. Предыдущий собственник его использовал для одних целей, вы – для других, в связи с чем поменялись маршруты следования, дорожное покрытие и прочее. Измениться могут даже климатические условия эксплуатации, если авто из региона с более мягким климатом перевезено в регион с более низкими температурами или наоборот.
• Проведение капитального ремонта двигателя или топливной системы. В результате фактический расход топлива может измениться, поэтому для установления точных норм проводятся замеры.
• Решение внутренних споров. Если между бухгалтерией, руководителем и водителем возник спор по поводу норм списания топлива, контрольные замеры его расхода помогут разрешить разногласия.
• Чтобы не возникло проблем с проверяющими. В ходе проверки налоговики могут запросить обоснование списания ГСМ. Если ваши нормы отличаются от тех, что установлены Минтрансом, и отсутствует акт, затраты на топливо могут признать экономически необоснованными.

Кроме того, если по результатам контрольных замеров зафиксирован перерасход, что отражено документально, у компании будет возможность установить собственные повышенные нормы списания топлива. А сверхнормативный расход в целях налогообложения прибыли вы сможете учитывать в расходах в обычном порядке (Письмо УМНС России по г. Москве от 05.02.2003 № 26-12/7430).

Если же по результатам контрольных замеров выяснится, что водитель умышленно завышал расход топлива, при наличии акта у вас будет возможность учесть перерасход:

• во внереализационных расходах после того, когда сотрудник, виновный в перерасходе, возместит ущерб, что должно отразиться в доходах (пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ, Письма Минфина России от 07.03.2018 N 03-03-06/2/14611, от 20.02.2017 N 03-03-06/1/9693);
• во внереализационных расходах, если нельзя установить лицо, виновное в хищении. Но отсутствие данного лица должно быть подтверждено документами. Например, постановлением о приостановлении предварительного следствия в связи с неустановлением виновных лиц (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ, Письмо Минфина России от 20.08.2019 N 03-03-06/1/63646).

Если вы решили провести контрольные замеры расхода топлива, начните с создания комиссии, которая займется данной работой. Комиссия назначается приказом руководителя. В нее обязательно включите специалиста по автомобильному транспорту (например, главного механика или главного инженера) и бухгалтера или иного специалиста, отвечающего за расчеты (например, экономиста). Также в замерах должны участвовать водители, в отношении автомобилей которых проводятся контрольные мероприятия.

Непосредственно после проведения замеров один из членов комиссии оформляет акт. Ответственность за достоверность данных, указанных в документе, несет сотрудник, на которого возложены обязанности по его оформлению. Он же должен передать акт в бухгалтерию.

Далее на основании акта замера приказом руководителя утверждаются нормы списания топлива. Так вы сможете правильно списывать ГСМ и контролировать перерасход. Но учитывайте, что условия эксплуатации автомобиля меняются. Например, если замер фактического расхода топлива проводился летом, на зимнее время необходимо применять повышающий коэффициент. Кроме того, изменение маршрута, дорожного покрытия, ремонт двигателя, топливной системы и прочее также могут способствовать изменению расхода. Поэтому разумно этим же приказом утвердить корректирующие коэффициенты.

Нормы расхода не устанавливаются раз и навсегда. Они будут меняться при изменении условий эксплуатации автомобиля. Поэтому не исключено, что при изменении определенных обстоятельств вам придется вновь проводить контрольные замеры.

Унифицированной формы акта законодатели не разработали. Каждая компания может сформировать собственный бланк и утвердить его учетной политикой. Но чтобы документ обрел статус первичного, в нем должны присутствовать следующие реквизиты (п. 2, 3 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):

• название документа («Акт контрольного замера расхода топлива для автомобиля»);
• дата составления акта;
• название компании или Ф.И.О. ИП, составившего акт;
• содержание факта хозяйственной жизни (для каких автомобилей, по какой причине, при каких условиях, в какие сроки проводились замеры);
• величины натурального измерения с указанием единиц измерения (показания одометра, вид топлива, а также его литраж после заправки и после поездки);
• должность сотрудника, ответственного за замер топлива и составление акта (или нескольких сотрудников);
• подписи и Ф.И.О. лиц, проводящих замеры.

Акт можете оформить на бумаге или составить в электронном виде. Но в любом случае он должен быть подписан всеми ответственными лицами. В бумажном документе допускаются исправления, но в этом случае необходимо указать дату их внесения, а также заверить поправки подписью лица, составившего документ с указанием фамилии и инициалов (п. 5, 7 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Общество с ограниченной ответственностью «ГРУЗОПЕРЕВОЗКИ»

(ООО «ГРУЗОПЕРЕВОЗКИ»)

ОГРН 0000000000000; ИНН 0000000000; КПП 000000000

адрес: 000000 г. Москва, ул. Строительная, д. 49, стр. 18

Утверждаю:

директор ООО «ГРУЗОПЕРЕВОЗКИ»

Будасов / Будасов К.Н.

03 августа 2026 г.

Акт

контрольного замера расхода топлива для автомобиля

По причине отсутствия в Распоряжении Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р установленных норм расхода топлива для автомобилей: HAVAL F7 (инв. № 599) и HAVAL F7 (инв. № 615), введенных в эксплуатацию 30 июля 2026 года, и в связи с производственной необходимостью комиссия в составе:

председателя — главного механика по транспорту Федоренко Р.П.,

членов комиссии:

водителя Шиманского С.Л..,

водителя Копейко М.Ю.,

экономиста Хасановой Е.О.,

бухгалтера Тимошкиной Н.П.-

1. Произвела контрольный замер наличия топлива в баках автомобилей HAVALF7 (инв. № 599) и HAVALF7 (инв. № 615) в начале и в конце пробега на расстояние 100 км по маршруту: г. Москва — г. Серпухов.

Марка используемого топлива — АИ-95.

2. По результатам проверки определено следующее.

2.1. На начало контрольного замера в баке автомобиля HAVAL F7 (инв. № 599) было 55 л.

На конец контрольного замера в баке осталось 46,5 л.

Показание счетчика одометра в начале замера — 3 200 км.

Показание счетчика одометра в конце замера — 3 300 км.

2.2. На начало контрольного замера в баке автомобиля HAVAL F7 (инв. № 615) было 55 л.

На конец контрольного замера в баке осталось 46,8 л.

Показание счетчика одометра в начале замера — 2 300 км.

Показание счетчика одометра в конце замера — 2 400 км.

3. По результатам испытания и на основании контрольных замеров установлены следующие летние нормативы (в период с апреля по октябрь):

3.1. Норма расхода топлива на 100 км пробега HAVAL F7 (инв. № 599) – 8,5 л.

3.2. Норма расхода топлива на 100 км пробега HAVAL F7 (инв. № 615) – 8,2 л.

Председатель комиссии:

главный механик по транспорту Федоренко / Федоренко Роман Петрович

Члены комиссии:

Скачать образец акта замера расхода топлива.