Особенно сложно тем, кто раньше отвечал только за отдельный участок учета. На позиции главбуха недостаточно правильно выполнять свои операции: нужно видеть весь рабочий цикл компании, находить взаимосвязанные ошибки, оценивать налоговые последствия и принимать решения за всю систему учета. 

Разберем, как принять дела после предшественника, какие участки учета проверить в первую очередь, где чаще всего скрываются ошибки и как зафиксировать результаты проверки, чтобы защитить себя от чужих просчетов.

Первый страх нового главбуха понятен: не придется ли отвечать за чужие ошибки. Формально, ответственность привязана к конкретному должностному лицу и периоду его работы. Если нарушение допустили до вашего назначения, это не делает вас виновным автоматически. 

Но есть важный практический момент: новый специалист при приеме дел обязан выявить и зафиксировать ошибки предшественника, а не просто подписать акт. Если он этого не сделает и продолжит работать с искаженными данными, суды могут счесть, что он не выполнил свою обязанность и будет нести ответственность. 

Что еще повышает риски:

• Подписание отчетности за прошлые периоды своей электронной подписью, если в ней есть ошибки предшественника.

• Отсутствие документов, подтверждающих состояние учета на момент передачи дел. Со временем доказать, что нарушение возникло до вашего прихода будет сложнее.

Первая задача главного бухгалтера — не готовить отчетность, а понять, что именно он получил от предшественника.

За грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету и отчетности должностным лицам (руководителю или главбуху) грозит административная ответственность по ст. 15.11 КоАП. Штраф за первое нарушение составляет от 5 000 до 10 000 рублей, за повторное — от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 года до 2 лет. 

Если руководитель не согласен исправлять обнаруженные ошибки, то спорную операцию проводят только по письменному распоряжению директора. И с этого момента всю ответственность за достоверность данных несет именно руководитель (ч. 8 ст. 7 ФЗ-402). 

Закон не устанавливает единого порядка передачи дел. Поэтому организация сама разрабатывает порядок: сначала издает приказ руководителя, а итоговым документом становится акт приема-передачи.  

В акт включают:

• бухгалтерскую и налоговую отчетность минимум за три года;

• учетную политику;

• регистры учета;

• договоры и первичные документы;

• акты сверок;

• переписку с ФНС и СФР;

• сведения о проверках;

• данные об электронных подписях и доступах.

Не подписывайте формулировку «все документы переданы», если это не соответствует действительности. Отсутствующие документы перечислите отдельным пунктом. Передачу дел желательно завершить до увольнения прежнего главбуха. После его ухода документы обычно принимают через комиссию.

После оформления документов займитесь доступами. Пока у прежнего главбуха остаются права, он может подписывать документы от имени компании, даже если уже уволился.

Что сделать:

1. Отозвать МЧД прежнего главбуха.

2. Оформить МЧД на себя и получить свою электронную подпись.

3. Закрыть доступ предшественника к банк-клиенту и получить свой.

4. Сменить пароли от личного кабинета ФНС, кабинета СФР и системы ЭДО.

5. Получить права администратора в 1С и сделать резервную копию базы.

Отзыв МЧД подписывает руководитель. Сделать это можно в личном кабинете налогоплательщика или через оператора ЭДО. После отзыва доверенность теряет силу, и ФНС перестает принимать подписанные по ней документы.

Электронная подпись предшественника выдана ему как физическому лицу, поэтому сам сертификат КЭП сотрудника компания забрать не может. Отзыв МЧД — главный способ закрыть ему доступ к отчетности.

Следующий шаг — проверка входящих сообщений в ЭДО. Именно здесь часто находятся проблемы, о которых никто не предупредил.

Просмотрите:

• требования ФНС;

• запросы документов;

• уведомления по камеральным проверкам;

• требования о представлении пояснений.

Если требование налоговой осталось без ответа, последуют штрафы. Сумма зависит от того, что запросила инспекция:

• Если требовали документы. За каждый непредставленный документ грозит штраф 200 рублей (п. 1 ст. 126 НК). 

• Если требовали пояснения. За непредставление пояснений в срок предусмотрен штраф 5 000 рублей, а при повторном нарушении в течение года — 20 000 рублей (ст. 129.1 НК). 

• Если речь о «встречной» проверке. За непредставление документов в такой ситуации возможен штраф 10 000 рублей (п. 2 ст. 126 НК). 

После приема дел переходите к сверке с налоговой. На этом этапе часто всплывают проблемы, которые не видны в бухгалтерской базе.

Запросите справку о сальдо ЕНС и акт сверки расчетов с бюджетом. Полученные данные сравните с остатками по счетам 68 и 69.

Проверьте, нет ли отрицательного сальдо, необъяснимых пеней, платежей, которые ушли не на тот налог, и задолженности по уведомлениям. Отдельно изучите информацию по открытым камеральным проверкам. Если они уже идут, новые требования будут приходить вам.

Если компания работает на УСН, проверьте, не возникла ли у нее обязанность платить НДС. Освобождение по ст. 145 НК действует, только пока доход за прошлый год и с начала текущего года не превышает 20 млн ₽. Если лимит превышен, НДС нужно платить с 1-го числа месяца, следующего за месяцем превышения.

Проверьте:

• превышала ли выручка 20 млн ₽ и с какого месяца;

• какую ставку выбрала компания: пониженную 5% или 7% без вычетов или общую 22% с правом вычета;

• выставлялись ли счета-фактуры и сдавались ли декларации по НДС после превышения 

Счета 60, 62, 76 и 71 часто содержат суммы, происхождение которых никто уже не может объяснить. Обычно это последствия неразнесенных оплат, задвоенных документов или ошибок взаимозачета.

Сформируйте ОСВ по каждому счету в разрезе контрагентов и договоров. Проблемные остатки обычно видны сразу.

Проверьте кредиторскую и дебиторскую задолженность старше трех лет. Просроченная кредиторка должна быть включена во внереализационные доходы. Если этого не сделали, налоговая база по налогу на прибыль окажется заниженной.  

Дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности также требует внимания. По общему правилу срок исковой давности — 3 года. Если он истек, такой долг можно признать безнадежным и списать: в налоговом учете — во внереализационные расходы. Главное — правильно рассчитать срок исковой давности и чтобы были в наличии подтверждающие документы.

Сравните остатки по счету 51 с банковскими выписками на конец каждого месяца. Расхождение даже на небольшую сумму говорит о неразнесенной или задвоенной операции.

По кассе сверьте остаток на счете 50 с тем, что лежит в кассе. Если прежний главбух сам вел кассу, пересчет наличных при передаче дел обязателен. Красное сальдо по счету 50 — однозначный признак ошибки: в кассе не может быть меньше нуля. 

Затем проверьте счет 71. Подотчетные суммы без авансовых отчетов налоговая может признать доходом сотрудника, и тогда появятся НДФЛ и страховые взносы.

В учетной политике закреплен один порядок работы, а в программе настроен другой. Проверьте применение ФСБУ по основным средствам, запасам, аренде и отчетности. Если компания использует упрощенные способы учета, убедитесь, что имеет на это право.

Найти ошибку — только половина работы. Дальше нужно решить, как ее исправить и как снизить налоговые риски. 

На курсе «Главный бухгалтер» этим вопросам посвящены отдельные модули. В программе — разбор налоговых проверок, исправления ошибок прошлых периодов, применения ФСБУ и подготовки отчетности после смены главного бухгалтера. Обучение помогает перейти от знаний по отдельным участкам к полному рабочему циклу главбуха. На практических заданиях можно проверить операции в 1С, закрыть период, подготовить отчетность, исправить ошибки и отработать ответы на требования ФНС — до того, как эти задачи придется выполнять с ответственностью за реальную компанию. 

Проверка закончена. Теперь результаты нужно оформить письменно. Подойдет итоговый акт, служебная записка или отдельный отчет руководителю. Главное — зафиксировать дату и перечень выявленных рисков.

Для каждой проблемы укажите суть, сумму риска, срок исправления и план действий. Руководителю нужны риски и варианты решений, а не оценка работы предшественника. 

Сравните два подхода.

Плохо: «Учет запущен, документы не систематизированы».

Хорошо: «По кредиторской задолженности на 1,2 млн рублей истек срок исковой давности. Существует риск доначисления налога на прибыль. Предлагаю подать уточненную декларацию до конца месяца».

Разделите все проблемы на две группы: срочные и плановые. Сначала устраняйте то, что может привести к блокировке счета, штрафам или претензиям налоговой.

После аудита возникает главный вопрос: как исправлять найденные ошибки. Если ошибка привела к занижению налога, уточненная декларация обязательна (п. 1 ст. 81 НК). От штрафа по ст. 122 НК освобождает положительное сальдо ЕНС на дату представления уточненки — оно должно покрывать сумму недоимки и начисленных пеней. Главное условие — налоговая еще не успела обнаружить ошибку сама или назначить проверку (п. 4 ст. 81 НК).

Перед подачей уточненки оцените последствия: каждая новая декларация перезапускает срок камеральной проверки, поэтому первичку и пояснения лучше подготовить заранее.

В бухгалтерском учете порядок исправлений регулирует ПБУ 22/2010: существенные ошибки прошлых лет исправляют ретроспективно (через счет 84), несущественные — в текущем периоде через счет 91 «Прочие доходы и расходы».

Если проблемы системные и затрагивают сразу несколько участков, точечных правок не хватит — потребуется восстановление учета. Оцените объем задач, сроки и согласуйте ресурсы с руководством до начала работ.

После аудита и фиксации рисков остается перевести результаты проверки в конкретный план действий. Этот чек-лист поможет ничего не упустить в первые месяцы работы. 

За первые 100 дней можно найти ошибки и оценить риски. Следующий шаг — выстроить систему, которая поможет не возвращаться к этим проблемам перед каждой отчетностью. Чек-лист помогает ничего не упустить. Но ответственность главбуха не заканчивается проверкой документов и поиском ошибок.

Главный переход происходит тогда, когда бухгалтер перестает отвечать только за правильность своего участка и начинает видеть учет компании целиком: выявлять риски, выбирать способ исправления и отвечать за принятое решение. Именно к этой роли нужно готовиться заранее, а не после первой серьезной ошибки или требования налоговой. 

Курс «Профессия Главный бухгалтер» дает инструменты для ежедневной работы: от подготовки отчетности и взаимодействия с ФНС до построения внутренних регламентов и контроля рисков. По итогам обучения вы получите диплом о профессиональной переподготовке.