Проверка при приеме показывает статус иностранца только на конкретный момент. Документы и основания для работы могут измениться уже во время трудовых отношений, поэтому разовой проверки недостаточно.

• Сведения в РКЛ обновляются каждые 4 часа. Проверить сотрудника можно через сайт МВД, Госуслуги или автоматически через «Мигрантекс».

• Обязательной периодичности проверки законом не установлено.

• Если сотрудник появился в РКЛ, работодателю нужно проверить основание включения и определить дальнейшие кадровые действия. нельзя. Нужно выяснить причину и принять необходимое кадровое решение.

• В случае нарушения штраф для организации может достигать 800 тыс. рублей или 1 млн рублей — в зависимости от региона. Для должностного лица — до 50 тыс. или 70 тыс. рублей соответственно. Подробнее основания и размеры ответственности разберём ниже.

Иностранец может попасть в РКЛ по разным причинам: из-за истечения или аннулирования миграционных документов, решения о выдворении или депортации, нежелательности пребывания, запрета на въезд и других предусмотренных законом оснований. Поэтому сотрудник может оказаться в РКЛ даже тогда, когда имеющиеся у работодателя документы формально ещё выглядят действующими.

Сам факт нахождения в РКЛ не означает автоматическое увольнение. Работодателю сначала нужно установить причину включения в реестр. Если она повлекла истечение или аннулирование документа, от которого зависит право сотрудника на работу или пребывание, ТК предусматривает отстранение либо прекращение трудового договора в зависимости от основания.

При этом продолжать фактически использовать труд иностранца, не разобравшись с его статусом, рискованно. Ст. 18.15 КоАП предусматривает ответственность за конкретные нарушения правил привлечения иностранцев к работе. Учитывается не только наличие трудового договора, но и фактический допуск: если человек находится на рабочем месте и выполняет трудовые функции, это может рассматриваться

Если из-за изменения статуса компания продолжает использовать труд иностранца с нарушением правил его привлечения к работе, может наступить ответственность по ст. 18.15 КоАП.

Важно и то, что под привлечением к трудовой деятельности понимается не только наличие подписанного трудового договора. КоАП относит сюда допуск в любой форме к выполнению работ, оказанию услуг или иное использование труда иностранца.

Еще один принципиальный момент: если нарушение выявлено в отношении нескольких иностранцев, ответственность по ст. 18.15 КоАП наступает по каждому человеку отдельно.

Для компании с большим иностранным штатом системная ошибка поэтому может измеряться уже не одним штрафом.

На практике специалист чаще всего проверяют иностранного сотрудника при приеме на работу и затем перед выплатой зарплаты — примерно два раза в месяц. При этом сведения в РКЛ обновляются каждые 4 часа, поэтому за 30 дней реестр может обновиться до 180 раз.

Проверить сотрудника можно через официальный сервис МВД или Госуслуги. Для проверки нужны ФИО, дата рождения и реквизиты документа, удостоверяющего личность. На сайте МВД обработка запросов происходит с интервалом 5 минут.

При последовательной ручной проверке штата из 100 иностранных сотрудников один полный цикл может занять около 500 минут — 8 часов 20 минут. И такую проверку необходимо регулярно повторять, чтобы данные не теряли актуальность.

В Мигрантексе сотрудников можно синхронизировать с 1С или добавить вручную. После этого система автоматически проверяет их по РКЛ каждые 4 часа. Если изменяются данные документа, удостоверяющего личность, сотрудник дополнительно сверяется с последней актуальной версией РКЛ.

Таким образом, кадровому специалисту не нужно вручную перепроверять весь штат: система регулярно обновляет результаты проверок и позволяет быстрее выявить риски.

Получите бесплатный тестовый доступ к Мигрантексу

Добавьте тестовых сотрудников, проверьте работу РКЛ и оцените возможности платформы:

Одна из частых причин проблем со статусом иностранного сотрудника — истечение или аннулирование документов, пропуск сроков продления, несвоевременная оплата патента.

Традиционно такой контроль ведут вручную: в Excel-таблицах, через выгрузки из 1С, отдельные списки и напоминания. Пока сотрудников немного, это работает. Но при большом иностранном штате кадровому специалисту приходится постоянно сверять сроки, обновлять данные и отдельно проверять РКЛ.

Более современный подход — автоматизировать этот процесс. В Мигрантексе сотрудников можно синхронизировать с 1С или добавить вручную, а дальше в одном окне видеть сроки документов, риски и результаты проверок по РКЛ.

Вместо нескольких таблиц, выгрузок и ручных сверок специалист получает актуальную картину по сотрудникам и может в несколько кликов перейти от выявленного риска к необходимому действию.

Если сотрудник появился в РКЛ, это означает, что у него отсутствуют законные основания для пребывания или проживания в России и в отношении него применяется режим высылки до урегулирования правового положения или выезда из страны.

Для работодателя главное — не продолжать допускать такого сотрудника к работе. В зависимости от причины включения в РКЛ сотрудника нужно отстранить от работы, в том числе оформить отстранение через сервис КЭДО в «Мигрантексе», либо, если есть предусмотренное законом основание, прекратить трудовой договор.

Само нахождение сотрудника в РКЛ не означает автоматический штраф. Ответственность возникает, если компания незаконно продолжает использовать труд иностранца.

Наша команда советует с особым вниманием отнестись к реестру контролируемых лиц!

Подписывайтесь на наш телеграм-канал — разбираем актуальные кейсы по работе с иностранными сотрудниками!

Реклама: ООО «МИГРАНТЕКС», ИНН 7728333706, erid: 2W5zFGkcpJ5