Единой нормы, регулирующей перерасчет отпускных, в законодательстве нет. В своей практике бухгалтер руководствуется комплексом нормативных актов:

• ст. 139 ТК — общие правила расчета среднего заработка;

• ст. 124 ТК — основания и порядок переноса или продления отпуска (при болезни, выполнении государственных обязанностей и др.);

• ст. 125 ТК — процедура отзыва специалиста из отпуска и учет оставшихся дней;

• ст. 127 ТК — начисление компенсации за неиспользованный отпуск при расторжении договора;

• ст. 134 ТК — требование об индексации оплаты труда;

• ст. 137 ТК — установленные рамки и правила удержаний из доходов сотрудника;

• ст. 138 ТК — предельные объемы удержаний из заработной платы;

• ст. 236 ТК — финансовые санкции для работодателя за несвоевременные выплаты;

• Постановление Правительства от 24.04.2025 № 540 — утвержденное положение о расчете средней заработной платы;

• гл. 23 НК — регулирование НДФЛ, включая удержание и возврат излишне уплаченного налога;

• гл. 34 НК — порядок исчисления и уплаты страховых взносов.

При урегулировании споров о сроках обращения в суд применяется ст. 392 ТК: работнику предоставляется один год со дня наступления установленной даты выплаты для защиты своих прав на неоплаченные суммы.

Корректировка выплат проводится в том случае, если повышение оплаты труда произошло массово — по всей компании либо в рамках отдельного структурного подразделения (требование п. 16 постановления № 540). Индивидуальное увеличение оклада отдельному сотруднику на средний заработок не влияет. В случае массового повышения среднедневной заработок индексируется с помощью коэффициента, определяемого как отношение нового оклада (тарифной ставки) к предыдущему.

В зависимости от даты изменения выплат применяются следующие правила:

• повышение произошло в расчетном периоде — индексации подлежат начисления, произведенные до момента повышения;

• изменение выпало на отрезок между окончанием расчетного периода и днем ухода в отпуск — индексируется вся величина среднего заработка;

• повышение совпало с периодом отпуска — пересчитывается только часть среднего заработка начиная с даты повышения и до окончания отпуска.

Сам по себе факт изменения МРОТ индексацию не запускает. Однако, если итоговый среднемесячный заработок для оплаты отпуска оказывается ниже действующего МРОТ, его величина принудительно доводится до законодательного минимума (п. 18 постановления № 540).

Прервать отпуск работника допускается исключительно с его согласия (ст. 125 ТК). Выплаченные отпускные за оставшиеся дни сторнируются, а за фактически отработанные дни начисляется стандартная заработная плата. Когда сотрудник решает использовать оставшуюся часть отпуска позже, отпускные рассчитываются заново — исходя из нового расчетного периода (12 календарных месяцев, предшествующих месяцу нового отпуска).

Образовавшуюся переплату организация имеет право удержать из ближайших выплат работника только при наличии его письменного согласия. Принудительное удержание без заявления сотрудника не допускается (ст. 137 ТК).

Согласно абз. 4 п. 15 постановления № 540, средний заработок подлежит перерасчету, если после ухода сотрудника в отпуск ему была начислена премия по итогам года, который входит в расчетный период.

Принцип учета премии:

• если расчетный период отработан сотрудником полностью, годовая премия включается в расчет в полном объеме независимо от даты ее начисления;

• если расчетный период отработан не полностью или период премирования не совпадает с расчетным, премия учитывается пропорционально фактически отработанному времени.

Пример. Расчетный период охватывает май 2025 — апрель 2026 года. Работник ушел в отпуск в августе 2026 года, а премия за 2025 год была выплачена в сентябре 2026 года. Если расчетный период отработан полностью, премия берется в полном объеме. Если же сотрудник трудоустроился, например, в августе 2025 года и в расчетный период вошли только 9 месяцев, премия учитывается пропорционально отработанным дням.

При болезни во время ежегодного отпуска он продлевается или переносится по решению сотрудника (ст. 124 ТК). Возможны два порядка действий.

• Продление отпуска на число дней болезни. Сумма отпускных остается неизменной, а за дни болезни дополнительно оформляется и выплачивается пособие по временной нетрудоспособности.

• Перенос дней на иной срок. Отпускные за дни, совпавшие с болезнью, сторнируются. При последующем использовании этих дней расчет производится заново исходя из нового расчетного периода.

Удержание излишне выплаченных сумм из ближайших доходов сотрудника проводится строго с его согласия. В противном случае переплата учитывается при следующем начислении отпускных.

В силу абз. 4 ч. 2 ст. 137 ТК производить удержание без согласия сотрудника разрешено только при счетной (арифметической) ошибке.

Если вследствие ошибки работнику недоплатили отпускные, работодатель обязан перечислить недостачу вместе с денежной компенсацией за задержку выплат (ст. 236 ТК). Если же возникла переплата по вине бухгалтера (не являющаяся счетной ошибкой), вернуть деньги можно только с добровольного согласия специалиста.

При увольнении сотрудника бухгалтер:

• производит окончательный расчет и выплачивает компенсацию за все неиспользованные дни отпуска (ст. 127 ТК);

• либо удерживает сумму за дни отпуска, отгулянные «авансом» (ст. 137 ТК). При этом максимальный размер удержания не может превышать 20% от суммы выплаты.

Если полностью перекрыть задолженность при окончательном расчете не удалось, взыскать оставшуюся часть через суд практически невозможно: суды руководствуются позицией ВС, согласно которой при отсутствии счетной ошибки или недобросовестности сотрудника задолженность за неотработанные дни отпуска принудительному взысканию не подлежит.

Служба учета подготавливает комплект документов, подтверждающих необходимость перерасчета:

• распоряжение (приказ) об индексации окладов или тарифных ставок;

• приказ об отзыве сотрудника из отпуска;

• больничный лист и заявление работника о переносе отпускных дней;

• приказ о назначении премиальных выплат по итогам года;

• бухгалтерская справка, фиксирующая обнаруженную арифметическую ошибку.

Расчет выполняется по правилам п. 10 постановления № 540:

Средний дневной заработок = сумма учитываемых выплат за расчетный период / (12 × 29,3)

При предоставлении отпуска в календарных днях среднемесячный показатель 29,3 применяется к полностью отработанным месяцам. Если месяц отработан не полностью, показатель определяется как: 29,3 / число календарных дней месяца × число календарных дней в отработанной части.

Сформированную величину сопоставляют с МРОТ: если итоговый расчет за полный месяц уступает значению 27 093 рубля, выплату повышают до законодательного минимума.

Итоговая корректировка рассчитывается как разница между новым и первоначальным размером отпускных (положительное значение дает сумму к доплате, отрицательное — к сторнированию).

Пример. Первоначально сумма отпускных составила 42 000 руб. Включение годовой премии увеличило средний дневной заработок, и итоговое начисление составило 47 972,70 руб. Размер доплаты: 5 972,70 руб. С данной суммы удерживается НДФЛ, начисляются страховые взносы и рассчитывается компенсация по ст. 236 ТК РФ за период начиная с даты, когда отпускные должны были быть переведены сотруднику (не позднее чем за три дня до ухода в отпуск).

Для подтверждения операции оформляется первичный документ — бухгалтерская справка. В ней фиксируются:

• причина корректировки (с реквизитами соответствующего приказа, больничного листа или заявления);

• расчетный период до и после пересчета;

• первоначальный и скорректированный объемы отпускных;

• итоговая разница (к выплате или сторнированию);

• корректируемые суммы НДФЛ и страховых взносов.

Документ подписывается бухгалтером и главным бухгалтером и подшивается к первичной документации.

При доначислении выплат формируются следующие проводки:

• Дт 20 (26, 44) Кт 70 — отражено доначисление отпускных;

• Дт 70 Кт 68 «НДФЛ» — удержан налог с доплаты;

• Дт 20 (26, 44) Кт 69 — начислены страховые взносы;

• Дт 70 Кт 51 — перечислена сумма доплаты сотруднику.

Излишне начисленные суммы отражаются красным сторно по тем же счетам учета либо с помощью обратных записей.

Работа с кадровыми документами и налоговой отчетностью

Подготовьте приказ о перерасчете и своевременно передайте необходимые отчеты в контролирующие органы

Оставьте заявку на консультацию:

Трудовой кодекс не устанавливает специализированных сроков для проведения перерасчета отпускных. В практике применяются базовые нормы:

• перечисление недостающих сумм осуществляется сразу после наступления соответствующего основания, без необоснованного затягивания;

• в случае задержки работодатель обязан начислить денежную компенсацию по ст. 236 ТК в размере не менее 1/150 ключевой ставки Банка России за каждый день просрочки от вовремя не переведенной суммы;

• для защиты своих прав в судебном порядке сотруднику отводится один год с даты, когда отпускные должны были быть выплачены (ст. 392 ТК);

• исчисление и удержание НДФЛ с суммы доплаты происходят непосредственно при ее перечислении, а страховые взносы начисляются в месяце, когда произведена корректировка.

Направлять уточненный РСВ не требуется — даже если перерасчет уменьшил облагаемую базу за прошлый период. Все корректировки отражаются в РСВ за текущий период.

Заявление составляется сотрудником и требуется в двух случаях: при переносе отпускных дней из-за болезни и для подтверждения согласия на удержание возникшей переплаты.

Обязательные реквизиты документа:

• адресат (должность и ФИО руководителя компании);

• ФИО и должность заявителя;

• причина перерасчета (период болезни с номером больничного листа или явное согласие на удержание определенной суммы);

• суть просьбы (перенести отпуск на конкретные числа или удержать переплату из ближайшей выплаты);

• дата составления и личная подпись.

Пример формулировки при переносе отпуска: «Прошу перенести 5 календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска, совпавших с периодом болезни с 5 по 9 июля 2026 года, на период с 14 по 18 сентября 2026 года. Основание: листок нетрудоспособности № ___ от ..2026».

Законодательно утвержденной формы документа нет, поэтому приказ оформляется в свободной форме. К обязательным реквизитам относятся:

• название компании, дата издания и номер документа;

• заголовок: «О перерасчете отпускных» либо «Об удержании излишне начисленных отпускных»;

• правовое и фактическое основание (заявление сотрудника, бухгалтерская справка или распоряжение об индексации окладов);

• распорядительный блок: указание пересчитать средний заработок, доначислить или удержать фиксированную сумму, а также установить крайний срок перечисления средств;

• назначение ответственного лица (главный бухгалтер);

• подпись руководителя организации;

• подпись сотрудника об ознакомлении с приказом.

Датой получения дохода в виде отпускных признается день их фактической выплаты (п. 4 ст. 226 НК).

При доначислении выплат сумма доплаты включается в раздел 2 формы 6-НДФЛ за тот отчетный период, в котором она была перечислена сотруднику. Сдавать уточненный расчет за период первоначального начисления не нужно.

Если происходит сторнирование выплат и возврат еще не сделан, но начисление и перерасчет пришлись на один налоговый период, сумму к возврату фиксируют в строке 180 раздела 2.

Если удержание скорректировано и налог фактически возвращен, его отражают в строке 030 раздела 1 (с детализацией по строкам 031–036) и в строке 190 раздела 2 (с детализацией по строкам 191–196).

Возврат излишне удержанного НДФЛ выполняется по письменному заявлению работника в течение трех месяцев (ст. 231 НК) в счет предстоящих налоговых платежей.

Начисление взносов с суммы доплаты производится в месяце ее проведения. Корректировочный РСВ за предшествующие периоды не подается — данные включаются в отчетность текущего периода.

При уменьшении облагаемой базы из-за сторнирования переплаты корректировка отражается в текущем РСВ. Если в персональном учете по сотруднику возникают отрицательные показатели, налоговая инспекция может запросить пояснения. Их подготавливают в свободной форме с приложением первичных документов.

Отзыв из отпуска не относится к кадровым мероприятиям, подлежащим фиксации в подразделе 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1.

Если перерасчет выплат при отзыве повлиял на суммы начислений, эти изменения отражаются в РСВ (раздел 3), а также в подразделе 1 раздела 2 формы ЕФС-1 (по взносам на травматизм) за период, в котором проведен перерасчет.

Для передачи отчетности в ФНС и СФР можно использовать сервис Астрал Отчет 5.0 — он работает с любой учетной системой и подписью от аккредитованного удостоверяющего центра, а перед отправкой проверяет отчеты на ошибки. 

Оплачиваемые нерабочие дни (введенные указами Президента РФ) вместе с начисленными за них суммами полностью исключаются из расчета среднего заработка. Вычисление среднедневного дохода проводится строго по фактически отработанному времени и начислениям за эти дни.

Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН 4027145240, erid: 2W5zFFzdQNM