A medida que una empresa crece, su CRM también puede complicarse. Una compañía con varias marcas, filiales o mercados puede acabar teniendo diferentes cuentas de HubSpot que necesitan trabajar de manera independiente, pero cuyos equipos centrales siguen necesitando comparar resultados, compartir determinados datos o reutilizar campañas. Ahí es donde entra en juego la gestión multicuenta de HubSpot.

Esta funcionalidad está especialmente orientada a estructuras enterprise: grupos empresariales, compañías internacionales, franquicias u organizaciones con distintas unidades de negocio. La idea es resolver un dilema habitual: mantener la independencia de cada CRM sin renunciar por completo a la coordinación entre cuentas.

En lugar de juntar toda la información de las diferentes empresas en una única base de datos, cada entidad puede seguir trabajando con su propia cuenta de HubSpot, sus procesos y su CRM, mientras determinadas conexiones permiten compartir información, recursos, automatizaciones e informes cuando sea necesario.

Prueba HubSpot Marketing Hub

Una de sus funciones más interesantes es la visión conjunta del rendimiento. Los equipos pueden crear informes personalizados que agreguen información procedente de distintas cuentas y utilizar paneles para comparar resultados entre empresas, regiones o unidades de negocio. Así, la dirección puede analizar el conjunto sin obligar a todas las entidades a trabajar sobre una misma instancia de CRM.

También permite duplicar determinados datos entre cuentas. Por ejemplo, un comercial de una unidad podría consultar información relevante de un contacto que previamente compró a otra empresa del mismo grupo, aunque ambas compañías utilicen cuentas diferentes de HubSpot. La duplicación está pensada precisamente para mantener la separación de los CRM al tiempo que se comparte información seleccionada.

Otro caso práctico está en los contenidos de marketing. HubSpot permite copiar recursos como emails automatizados, formularios, segmentos y workflows entre las cuentas conectadas. Para una organización que opera en varios países, esto evita tener que reconstruir una misma campaña desde cero en cada entorno para posteriormente realizar las adaptaciones locales necesarias.

La automatización va un paso más allá con los workflows multicuenta. Estos pueden crear o actualizar contactos y negocios en otras cuentas de la organización. Un ejemplo sería enviar automáticamente un lead captado desde una cuenta central hacia la filial que le corresponde o identificar oportunidades de cross-selling entre distintas unidades de negocio.

En la práctica, podríamos imaginar un grupo con operaciones independientes en España, Francia e Italia. Cada mercado mantiene su base de datos y sus procesos comerciales, mientras la compañía puede compartir determinadas plantillas, distribuir leads entre países y crear informes globales que permitan comparar cómo funciona cada mercado.

Aquí conviene hacer una distinción importante. HubSpot ya dispone de otras fórmulas para organizar estructuras complejas, pero la gestión multicuenta  no cumple exactamente la misma función que Marcas o Equipos.

La opción Marcas está pensada para compañías que gestionan distintas marcas dentro de una única cuenta y comparten CRM. La gestión multicuenta, en cambio, entra en juego cuando cada entidad necesita mantener una cuenta de HubSpot independiente, aunque exista colaboración entre ellas.

Algo parecido ocurre con Equipos, que sirve para organizar usuarios, permisos y visibilidad dentro de una misma cuenta. Podemos separar departamentos, territorios o responsabilidades, pero todos continúan trabajando dentro del mismo CRM. Si la empresa necesita una separación más estricta entre diferentes entidades, la gestión multicuenta ofrece otra arquitectura.

La funcionalidad tiene, además, un claro enfoque Enterprise. La documentación actual de HubSpot indica que la organización multicuenta debe contar con al menos una suscripción Enterprise, mientras que las demás cuentas conectadas necesitan como mínimo una suscripción Pro. También se exigen permisos de superadministrador para determinadas configuraciones y que las cuentas tengan sus datos alojados en la misma ubicación.

Precisamente porque existen conexiones entre bases de datos, la gobernanza y la privacidad no deberían quedar en segundo plano. HubSpot recuerda que, cuando un workflow crea contactos en otra cuenta, la empresa sigue siendo responsable de disponer de la base jurídica y los consentimientos necesarios para tratar esos datos y enviar comunicaciones comerciales. Además, existen restricciones específicas para cuentas que almacenan datos sensibles.

El valor de gestión multicuenta está, por tanto, menos en “tener muchas cuentas abiertas a la vez” y más en decidir qué debe permanecer separado y qué tiene sentido conectar. Para una organización pequeña con una única estrategia comercial probablemente resulte innecesario; para un grupo con varias compañías, marcas o territorios independientes, puede ayudar a reducir duplicidades sin sacrificar la autonomía de cada negocio.

En definitiva, la gestión multicuenta de HubSpot intenta llevar al CRM una lógica habitual en las grandes organizaciones: descentralizar la operación diaria, pero mantener suficiente visibilidad y coordinación para que las diferentes empresas no funcionen como islas.

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¿Qué suscripción necesito para usar la gestión multicuenta de HubSpot?

Se requiere al menos una suscripción Enterprise en la cuenta principal. Las cuentas conectadas necesitan como mínimo una suscripción Pro.

¿Puedo compartir contactos entre cuentas de HubSpot?

Sí. HubSpot permite duplicar datos seleccionados entre cuentas conectadas, manteniendo la independencia de cada CRM.

¿La gestión multicuenta de HubSpot es diferente a gestionar varias marcas?

Sí. Marcas sirve para gestionar distintas marcas dentro de una misma cuenta. La gestión multicuenta conecta cuentas HubSpot completamente independientes.

Imagen: Chat GPT